Trucos para no perder documentos

Ajustar el guardado automático

Todos los procesadores de textos tienen la opción de realizar guardados automáticos cada cierto tiempo. En el caso de Microsoft Word 2013, lo podéis encontrar en Archivo/Opciones/Guardar. En ese recuadro de diálogo podréis especificar cada cuanto tiempo queréis guardar información de autorrecuperación (por defecto, estará en diez minutos, pero yo os recomendaría cada 3-5, a no ser que tengáis un ordenador muy limitado). Si el programa se cierra sin que hayáis guardado el documento, la siguiente vez que abráis Word debería aparecer una barra a la izquierda con las versiones no guardadas de vuestro documento: ahí tendréis guardadas todas las que Windows haya guardado.

Copias de seguridad

Éste es el talón de Aquiles de todos los que trabajamos con ordenadores: sabemos que tenemos que hacerlas, pero al final no las hacemos. Lo ideal sería tener un disco duro externo e ir copiando en él todos los documentos, una o dos veces al día. Es fácil y, sin embargo la mayoría no lo solemos hacer. Para estos casos, tenemos, afortunadamente, plataformas gratuitas que nos permiten hacer copias de seguridad de manera automática y en la nube.

Las más populares y fáciles de utilizar ahora mismo son Google Drive y Dropbox. Estos programas instalan en el equipo una carpeta compartida que se actualiza automáticamente a través de internet. Desde el propio ordenador, sin encender exploradores, podemos trabajar con ellas como lo haríamos con cualquier otra carpeta, sólo que todos los archivos se irán copiando en un servidor de internet al que podemos acceder también a través de un explorador con nuestro usuario y contraseña. Así de fácil.

Otra opción bastante atractiva y que además nos ayuda a trabajar desde varios dispositivos (tabletas, móviles, ordenadores) es Evernote. Los tipos de archivos que podemos introducir están bastante más limitados porque, mientras que Drive y Dropbox simplemente copian datos que tenemos que leer con los programas de nuestro ordenador, Evernote lleva integrados los programas necesarios para leer y modificar los archivos de texto (las fotos y los vídeos sólo se pueden mostrar), lo cual es bastante útil también para según qué cosas. Puede que Evernote no sea muy útil para diseñadores gráficos, por ejemplo, pero para trabajar con texto es más que suficiente.

Para usuarios más avanzados o si lo que os interesa no es guardar unos cuantos archivos sino todo lo que tenéis en el ordenador, existen también programas de copias de seguridad (backup, en inglés) que guardan todo lo que tengáis en vuestro equipo. Evidentemente, es una opción muy buena en caso de que el ordenador falle o tenga un virus, pero es menos específico y las copias tardan más en hacerse, por lo que el guardado no podría realizarse cada pocos minutos, como con los servidores que hemos mencionado. Además, a no ser que queráis hacer las copias en un disco duro externo, tendréis que contratar un espacio en un servidor FTP (grosso modo, es un espacio privado dentro de la nube) para poder ir almacenando las copias. Por si os interesa el tema, os dejo aquí un enlace a una lista de programas gratuitos para que los vayáis probando.

El guardado automático, junto a la elaboración de copias de seguridad de manera regular, es la forma más sencilla para no perder el trabajo que vayas haciendo en tu ordenador.

Publicado por Gileblit