Herramienta «Control de cambios»
Aunque Microsoft Word es el procesador de textos más utilizado, hay muchas herramientas que, ya sea por su novedad o, simplemente, porque no hemos investigado suficiente el programa, nos resultan desconocidas. Hoy os vamos a hablar de una de ellas especialmente útil para escritores, estudiantes e, incluso, para personas que trabajan documentos en grupo. Nos referimos al «Control de cambios».
Esta herramienta aparece desde la versión 2007 del paquete de Office y nos facilita mucho la edición de documentos sin perder la versión anterior. Normalmente, si queremos llevar un control de todas las versiones que hemos hecho de un documento, redactamos el borrador 1, lo duplicamos, sobre uno de los duplicados vamos introduciendo las ediciones que consideremos oportunas, volvemos a duplicarlo y así hasta que llegamos a la versión final. Lo malo de este sistema es que, aunque tenemos las versiones anteriores (en teoría, para consultarlas y ver si los cambios que hemos hecho realmente mejoran el texto), rara vez las consultamos. Para esto sirve el Control de cambios. Vamos a ver cómo funciona:
1. Siempre partiremos de un texto base, un documento que queremos editar. Lo abrimos con Microsoft Word y pulsamos la pestaña «Revisar». Ahí veremos, casi en el centro, un panel que se llama «Seguimiento» y, justo a la derecha, otro que se llama «Cambios». Utilizaremos el primero para editar el documento y el segundo para revisarlos.
2. Pulsaremos, dentro del panel «Seguimiento», el cuadro «Control de cambios» y lo dejaremos así mientras vamos editando el documento (aparecerá con una sombra oscura).
3. Ahora empezamos a editar el documento. Veréis que, cada cosa que añadáis o eliminéis aparecerá en rojo: lo que eliminéis, tachado; lo que añadáis, subrayado. También aparecerá una raya vertical en gris al lado de cada línea en la que hagáis cambios.
Si no queréis ver estas marcas, tendréis que ir al desplegable donde está seleccionado por efecto «Todas las revisiones» y seleccionar «Revisiones simples» (veréis sólo las líneas verticales en el margen) o «Ninguna revisión», que es lo más parecido a editar de manera normal un documento.
4. Cuando hayamos acabado de editar, volveremos a pulsar «Control de cambios» para desactivarlo. Tras guardar el documento, podremos empezar a revisar qué cambios de los que hemos hecho nos interesan y cuáles no. Para ello, colocaremos el cursor en la primera posición del documento (donde empiece) y, dentro del panel «Cambios» pulsaremos «Siguiente». El programa buscará la primera edición que hemos introducido y la sombreará.
5. Llegados a este punto, deberíamos seleccionar en el desplegable otra vez la opción «Todas las revisiones» para tener una idea de la versión anterior y la nueva. Si no nos gusta o no nos aclaramos con los tachones y los subrayados, podemos alternar la opción «Original» con «Ninguna revisión».
6. Si nos gusta la última versión que hemos hecho del cambio que aparece sombreado, pulsaremos aceptar; si preferimos la versión anterior, pulsaremos rechazar (ambos en el panel «Cambios»). El programa eliminará la versión que no nos interesa y nos llevará a la siguiente edición.
Esta herramienta aparece desde la versión 2007 del paquete de Office y nos facilita mucho la edición de documentos sin perder la versión anterior. Normalmente, si queremos llevar un control de todas las versiones que hemos hecho de un documento, redactamos el borrador 1, lo duplicamos, sobre uno de los duplicados vamos introduciendo las ediciones que consideremos oportunas, volvemos a duplicarlo y así hasta que llegamos a la versión final. Lo malo de este sistema es que, aunque tenemos las versiones anteriores (en teoría, para consultarlas y ver si los cambios que hemos hecho realmente mejoran el texto), rara vez las consultamos. Para esto sirve el Control de cambios. Vamos a ver cómo funciona:
1. Siempre partiremos de un texto base, un documento que queremos editar. Lo abrimos con Microsoft Word y pulsamos la pestaña «Revisar». Ahí veremos, casi en el centro, un panel que se llama «Seguimiento» y, justo a la derecha, otro que se llama «Cambios». Utilizaremos el primero para editar el documento y el segundo para revisarlos.
2. Pulsaremos, dentro del panel «Seguimiento», el cuadro «Control de cambios» y lo dejaremos así mientras vamos editando el documento (aparecerá con una sombra oscura).
3. Ahora empezamos a editar el documento. Veréis que, cada cosa que añadáis o eliminéis aparecerá en rojo: lo que eliminéis, tachado; lo que añadáis, subrayado. También aparecerá una raya vertical en gris al lado de cada línea en la que hagáis cambios.
Si no queréis ver estas marcas, tendréis que ir al desplegable donde está seleccionado por efecto «Todas las revisiones» y seleccionar «Revisiones simples» (veréis sólo las líneas verticales en el margen) o «Ninguna revisión», que es lo más parecido a editar de manera normal un documento.
4. Cuando hayamos acabado de editar, volveremos a pulsar «Control de cambios» para desactivarlo. Tras guardar el documento, podremos empezar a revisar qué cambios de los que hemos hecho nos interesan y cuáles no. Para ello, colocaremos el cursor en la primera posición del documento (donde empiece) y, dentro del panel «Cambios» pulsaremos «Siguiente». El programa buscará la primera edición que hemos introducido y la sombreará.
5. Llegados a este punto, deberíamos seleccionar en el desplegable otra vez la opción «Todas las revisiones» para tener una idea de la versión anterior y la nueva. Si no nos gusta o no nos aclaramos con los tachones y los subrayados, podemos alternar la opción «Original» con «Ninguna revisión».
6. Si nos gusta la última versión que hemos hecho del cambio que aparece sombreado, pulsaremos aceptar; si preferimos la versión anterior, pulsaremos rechazar (ambos en el panel «Cambios»). El programa eliminará la versión que no nos interesa y nos llevará a la siguiente edición.
Esta herramienta es especialmente útil para trabajar en grupo, ya que uno puede dedicarse a redactar, un segundo a introducir los cambios y un tercero (o el primero, el que escribió el documento) a validar los cambios. También será bueno que la conozcáis si vais a contratar a un corrector: si le enviáis un documento de texto para revisar, lo más probable es que corrija con el control de cambios activado, para que vosotros podáis ver qué ha hecho exactamente y, en caso de duda, podáis revertir los cambios sin mucho problema.
¿Os ha resultado útil? ¿Conocíais esta herramienta? Dejad vuestras impresiones en la caja de comentarios.
Publicado por Gileblit
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